Những sai lầm phổ biến trong quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là công việc nhìn thoáng qua thì đơn giản, nhàm chán nhưng lại đòi hỏi người quản lý phải có đầu óc sự sắp xếp, tổ chức khoa học, hợp lý. Với những doanh nghiệp (DN)  sản xuất  vàkinh doanh hàng hóa cần quản lý sản phẩm  trong kho là một con số không hề nhỏ thì việc quản lý kho sẽ vô cùng khó khăn nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho thủ công.

Phân hệ Quản lý kho – VITCRM ra đời để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp, hỗ trợ người quản lý kho làm tốt công việc của mình, cùng với việc tăng mức độ kiểm soát của ban lãnh đạo, tạo sự liên thông liên kết giữa các phòng ban với hệ thống kho hàng, nhằm gia tăng hiệu quả sử dụng hàng hóa/nguyên phụ liệu/tài nguyên của công ty và giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa/vật tư do kiểm soát lỏng lẻo.

Với VITCM, Doanh nghiệp ứng dụng sẽ không còn phải lo lắng quản lý chồng chéo, nhầm lẫn sản phẩm ở nhiều kho hàng khác nhau tại những vị trí địa lý khác nhau. Bên cạnh đó, VITCRM còn hỗ trợ thực hiện giao nhận nhanh chóng, chính xác. Giảm lượng tồn kho và tăng hiệu quả sử dụng vốn.

* Dữ liệu kho được quản lý tập trung, không giới hạn về vị trí địa lý

Với những doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa hay sản xuất có nhiều địa điểm sản xuất kinh doanh và có nhiều kho lưu trữ hàng hóa, vật tư ở những vị trí khác nhau, việc phân phối, di chuyển khi có yêu cầu về hàng hóa và vật tư thì việc quản lý kho sẽ trở nên rất khó khăn và phức tạp hơn bao giờ hết. Khi sử dụng phần mềm quản lý VITCRM, tất cả dữ liệu sẽ được quản lý tập trung trên một phần mềm duy nhất, mọi thao tác như: yêu cầu xuất kho, nhập kho, yêu cầu mua hàng hóa/vật tư, các lệnh xuất/nhập, phê duyệt của ban lãnh đạo,…đều được thực hiện và phần mềm sẽ tự động tổng hợp trên cùng một hệ thống duy nhất giúp cho việc quản lý được tập trung và dễ kiểm soátkhi có phát sinh nhu cầu tăng, giảm vật tư trong kho. Vật tư giữa các kho được xuất điều chuyển hoặc điều phối khi có nhu cầu từ các công trình hoặc các kho khác..

Hơn nửa, phân hệ quản lý kho – VITCRM được phát triển trên nền web app nên việc sử dụng phần mềm sẽ đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết. Hệ thống không cần cài đặt cũng như phải sử dụng trên một máy cố định, với VITCRM, người dùng chỉ cần một thiết bị như laptop, tablet hay điện thoại di động có kết nối và truy cập được internet thì với account được quyền truy cập sử dụng VITCRM, họ có thể quản lý, kiểm soát kho hàng, vật tư mọi lúc, mọi nơi. Điều này sẽ giúp làm gia tăng mức độ cũng như hiệu quả kiếm soát của người quản lý.

* Dữ liệu kho được theo dõi chi tiết đến từng thuộc tính vật tư – hàng hóa

Phần mềm quản lý VITCRM hỗ trợ người dùng thiết lập danh mục kho hàng/vật tư một cách khoa học, hàng hóa/vật tư được cập nhật chi tiết, cụ thể đến từng danh mục, nhóm, thuộc tính, đơn vị sẽ giúp cho thủ kho hay lãnh đạo doanh nghiệp có thể quản lý, tìm kiếm, truy xuất dữ liệu, tra cứu tình hình nguyên vật liệu/vật tư, trang thiết bị,…một cách dễ dàng.


* Dữ liệu kho có thể được tổng hợp theo chi nhánh hoặc toàn công ty

Với những doanh nghiệp cần quản lý nhiều kho hàng khác nhau, VITCRM sẽ hỗ trợ tạo nhiều kho hàng trên hệ thống để đáp ứng nhu cầu khác nhau của các Doanh nghiệp.

VITCRM còn có hệ thống báo cáo, thống kê khoa học, đầy đủ, chi tiết sẽ hỗ trợ rất nhiều cho người quản lý kho và ban lãnh đạo. Với việc tự động tổng hợp số liệu để xuất thành các báo cáo tổng quát theo từng tiêu chí mà người yêu cầu quan tâm sẽ giúp cho người quản lý kho dễ dàng trong việc lập báo cáo cũng như ban lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được tình hình xuất, nhập, tồn kho ở từng chi nhánh và toàn bộ công ty như thế nào để đưa ra quyết định chi phí vật tư ra sao trong thời gian tới.


* Thực hiện giao nhận nhanh chóng

Từ khi có phát sinh, yêu cầu đề nghị xuất vật tư đến việc phê duyệt của ban lãnh đạo, hoạt động kiểm kê để xuất vật tư của thủ kho cho đến yêu cầu/đề nghị mua thêm vật tư và hệ thống báo cáo,…tất cả mọi hoạt động đều được diễn ra theo một quy trình và được thực hiện thao tác ngay trên cùng một hệ thống của VITCRM nên việc tiếp nhận và yêu cầu xử lý thông tin được diễn ra ngay lập tức, liên tục; cùng với hệ thống cảnh báo đa dạng (SMS, Email, Chat,…) đến người liên quan yêu cầu cần xử lý công việc giúp cho việc xử lý và thực hiện giao nhận hàng hóa, vật tư được diễn ra nhanh chóng, chính xác, qua đó tiết kiệm thời gian và giúp Doanh nghiệp nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc.

* Giảm hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho

Khi ứng dụng phần mềm VITCRM vào việc quản lý và theo dõi tình hình hàng hóa trong kho cũng như quản lý mọi giao dịch tại kho, hệ thống sẽ tự động phân tích khả năng đáp ứng của kho giúp cho người thủ kho dễ dàng trong việc xác định nhu cầu và sắp xếp, điều phối nguyên vật liệu/hàng hóa một cách hợp lý nhất giúp cho DN giảm được tình trạng thất thoát vật tư, mua nhầm hay sử dụng vật tư không hiệu quả. Qua đó, đồng thời tăng hiệu quả sử dụng vốn, giảm tình trạng vốn bị ứ đong do mua quá nhiều vật tư và để tồn trong kho.

cong ty viet phan mem